PREMESSA
Gruppo Cartorama s.r.l. (di seguito anche “la Società" o “Capogruppo”) è leader sul mercato italiano nel licensing per i prodotti scuola e cancelleria, regalistica e articoli natalizi.
La Società ha adottato il presente Codice Etico (di seguito anche “Codice”) al fine di definire con chiarezza e trasparenza i valori ai quali si ispira nello svolgimento delle proprie attività.
Il Codice contiene i principi etici e le regole di comportamento che il vertice aziendale, i dipendenti, i consulenti, i collaboratori, gli agenti, i fornitori, i partner d’affari e tutti coloro che operano in nome o per conto della Società (di seguito “Destinatari”) sono tenuti a rispettare.
I principi e le disposizioni del presente Codice declinano gli obblighi generali di diligenza, integrità e lealtà, che qualificano l’adempimento delle prestazioni lavorative e il comportamento nelle relazioni con la collettività e nell’ambiente di lavoro.
L’osservanza del Codice costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 cod. civ.: ogni violazione da parte dei Destinatari costituisce, a seconda dei casi, un illecito disciplinare (sanzionabile nel rispetto della normativa applicabile) e/o un inadempimento contrattuale. Il valore e l’importanza del Codice Etico sono rafforzati dalla previsione di una specifica responsabilità degli Enti, in conseguenza della commissione dei reati e degli illeciti amministrativi richiamati dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231.PRINCIPI ETICI
Rispetto delle leggi e dei regolamenti
Tutte le attività poste in essere in nome e per conto della Società devono essere svolte nel rispetto assoluto delle leggi e dei regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui lo stesso opera.
Ciascun Destinatario s’impegna ad acquisire con diligenza la necessaria conoscenza delle norme di legge e dei regolamenti applicabili allo svolgimento delle proprie funzioni, come nel tempo vigenti.
Integrità
Nello svolgimento delle proprie funzioni ciascun Destinatario tiene una condotta ispirata all’integrità morale e alla trasparenza, nonché ai valori di onestà e buona fede.
Dignità e uguaglianza
Ciascun Destinatario riconosce e rispetta la dignità personale, la sfera privata ed i diritti della personalità di qualsiasi individuo, sia nelle relazioni interne che in quelle esterne. Ciascun Destinatario lavora con donne e uomini di nazionalità, culture, religioni, orientamenti sessuali e razze diverse. Non sono tollerate discriminazioni, molestie o offese sessuali, personali o di altra natura.
Nella gestione dei rapporti gerarchici, la Società richiede che l’autorità sia esercitata con equità, vietando ogni comportamento che possa in qualunque modo ledere la dignità personale e la professionalità del collaboratore.
Gruppo Cartorama s.r.l. si impegna infine a garantire il rispetto della privacy, specie in merito alle informazioni attinenti la sfera privata e le opinioni di ciascuno dei propri dipendenti e, più in generale, di quanti con essa interagiscono.
Etica degli affari
Gruppo Cartorama s.r.l. sviluppa le proprie attività seguendo logiche di efficienza e di apertura al mercato, preservando il valore di una leale concorrenza con gli altri operatori. Non sono tollerati atti concorrenziali realizzati con violenza o minaccia.
Professionalità e spirito di collaborazione
Ciascun Destinatario svolge la propria attività con la professionalità richiesta dalla natura dei compiti e delle funzioni esercitate, adoperando il massimo impegno nel conseguimento degli obiettivi assegnatigli ed assumendosi le responsabilità che gli competono in ragione delle proprie mansioni. Ciascun Destinatario svolge con diligenza le necessarie attività di approfondimento ed aggiornamento.
La collaborazione reciproca tra i soggetti coinvolti a qualsiasi titolo in un medesimo progetto o in uno stesso processo produttivo rappresenta un principio imprescindibile per la Società. Ogni Destinatario è quindi tenuto, con la propria condotta, a contribuire alla salvaguardia di tali valori, sia nei luoghi di lavoro che al di fuori di essi.
Sicurezza dell’ambiente di lavoro e della salute dei lavoratori
Gruppo Cartorama s.r.l. ritiene di primaria importanza la salvaguardia della sicurezza e della salute dei lavoratori, ponendosi come obiettivo non solo il rispetto di quanto richiesto dalle specifiche normative in materia, ma anche un’azione costante volta al miglioramento continuo delle condizioni di lavoro.
La Società si adegua pertanto alle vigenti normative in materia di sicurezza ed igiene dell’ambiente di lavoro. Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé, per i propri collaboratori e colleghi e per la collettività. In particolare, devono osservarsi tutte le disposizioni dettate con riferimento al Testo Unico sulla Sicurezza (Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81) e di ogni altra norma di legge applicabile a Gruppo Cartorama s.r.l.; ogni Destinatario deve attenersi alle istruzioni ed alle direttive fornite dai soggetti ai quali la Società ha delegato l'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza.
Per dare attuazione alla propria politica di sicurezza sui luoghi di lavoro, la Società cura la continua formazione e la sensibilizzazione di tutto il personale alle tematiche della sicurezza.
Tracciabilità delle attività svolte
Ciascun Destinatario deve conservare adeguata documentazione di ogni operazione effettuata, al fine di consentire e di poter procedere in ogni momento a verificare le motivazioni e le caratteristiche dell'operazione, nelle fasi di autorizzazione, effettuazione, registrazione e verifica dell'operazione stessa.
Riservatezza
Tutte le informazioni ottenute dai Destinatari in relazione al proprio rapporto di lavoro e di collaborazione sono di proprietà di Gruppo Cartorama s.r.l.. Per informazioni di proprietà della Società si intendono:
dati personali di Destinatari e di terzi. E’ considerato “dato personale” qualsiasi informazione relativa a persona fisica o giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero identificativo personale;
informazioni riservate. E’ considerata “informazione riservata” qualunque notizia inerente la Società di natura confidenziale, che, se divulgata in maniera non autorizzata o involontaria, potrebbe causare danni alla stessa. E’, a titolo esemplificativo, da considerarsi riservata la conoscenza di un progetto, una proposta, un’iniziativa, una trattativa, un’intesa, un impegno, un accordo, un fatto o un atto, anche se futuro o incerto, attinente la sfera di attività della Società Gruppo Cartorama s.r.l. e delle società da essa controllate, che non sia di dominio pubblico.
La Società garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e richiede a tutti i Destinatari l’utilizzo delle stesse per scopi esclusivamente connessi all’esercizio delle proprie attività professionali.
La Società rispetta altresì i principi di parità di accesso e trasparenza nella divulgazione delle informazioni riservate, nel pieno rispetto della legge e senza alterare il regolare andamento dei mercati mobiliari.
Trasparenza e completezza dell’informazione
Le informazioni che vengono diffuse da Gruppo Cartorama s.r.l. sono complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo da permettere ai terzi di assumere decisioni consapevoli, in merito alle relazioni da intrattenere con lo stesso.
Conflitti di interesse
Nello svolgimento di ogni attività, la Società opera per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o anche soltanto potenziale.
I Destinatari perseguono, nello svolgimento della collaborazione, gli obiettivi e gli interessi generali della Società.
Ciascun Destinatario è tenuto ad informare senza ritardo, tenuto conto delle circostanze, i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli della Società (o qualora di tali interessi siano titolari prossimi congiunti), ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza.
I Destinatari rispettano le decisioni che in proposito sono assunte dalla Società.
Rapporti con la Pubblica Amministrazione e le Autorità di controllo
La Società ispira i propri rapporti con la Pubblica Amministrazione e le competenti Autorità di Vigilanza e di Controllo nei Paesi in cui opera ai principi di trasparenza e leale collaborazione.
La Società adempie gli obblighi di legge nei confronti della Pubblica Amministrazione e delle Autorità competenti, garantendo la completezza e l’integrità delle notizie, l’oggettività delle valutazioni e assicurandone la tempestività nell’inoltro.
Tutela dell’ambiente
Gruppo Cartorama s.r.l. è impegnata nella salvaguardia dell'ambiente. A tale scopo, orienta le proprie scelte in modo da garantire la compatibilità tra iniziativa economica ed esigenze ambientali, non solo nel rispetto della normativa vigente, ma anche tenendo conto dello sviluppo della ricerca scientifica e delle migliori esperienze in materia.
Tutela di marchi, brevetti e opere dell’ingegno
Gruppo Cartorama s.r.l. vieta espressamente ogni condotta volta all’alterazione, alla contraffazione, all’utilizzo di marchi o segni distintivi e di disegni e modelli nazionali od esteri. Gruppo Cartorama s.r.l. stigmatizza altresì ogni condotta volta a introdurre nel territorio dello Stato italiano e dei paesi in cui opera prodotti industriali con marchi o altri segni distintivi alterati o contraffatti, nonché la commercializzazione di prodotti con marchi o segni distintivi ingannevoli sull’origine, sulla provenienza o la qualità del prodotto. Del pari, la Società non tollera attività di fabbricazione, di commercializzazione, di diffusione o di semplice utilizzo di oggetti e beni realizzati usurpando o violando titoli di proprietà industriale.
Gruppo Cartorama s.r.l. ritiene di primaria importanza la tutela delle opere dell’ingegno e vieta, pertanto, ogni abusiva diffusione, riproduzione, utilizzo, vendita di opere dell’ingegno con qualsiasi scopo, per qualsiasi utilizzo e con qualsivoglia strumento.
REGOLE DI COMPORTAMENTO
Rapporti con clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, agenti e partner d’affari
Gruppo Cartorama s.r.l. imposta i rapporti con clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, agenti e partner d’affari esclusivamente sulla base di criteri di fiducia, qualità, competitività, professionalità e rispetto delle regole.
Nello sviluppo delle iniziative con gli stessi, si richiede di:
instaurare rapporti unicamente con soggetti che godano di una reputazione rispettabile, che siano impegnati solo in attività lecite e la cui cultura etica aziendale sia comparabile a quella della Società. A tale fine, i Destinatari coinvolti nella gestione dei rapporti con clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, agenti e partner d’affari devono verificare preventivamente le informazioni disponibili sui soggetti stessi;
assicurare la trasparenza degli accordi ed evitare la sottoscrizione di patti o accordi segreti contrari alla legge.
In particolare, con riguardo alla selezione dei fornitori, dei consulenti, dei collaboratori e degli agenti per l’acquisto di beni o servizi, Gruppo Cartorama s.r.l. assicura che tale attività sia ispirata esclusivamente a parametri obiettivi di qualità, convenienza, prezzo, capacità, efficienza tali da permettere di impostare un rapporto fiduciario con detti soggetti. La Società valuterà le scelte, strutturando rapporti improntati al pieno rispetto della controparte nonché in funzione della tutela della propria immagine, evitando in qualsiasi caso lo sfruttamento della propria posizione di partner rilevante.
La Società richiede ai propri fornitori che i materiali o i prodotti forniti non siano oggetto di pregresse attività illecite, di sfruttamento del lavoro minorile, di attività volte al finanziamento del terrorismo.
Gestione delle operazioni straordinarie
Gli amministratori nonché i responsabili delle funzioni coinvolte a vario titolo nell’esecuzione degli adempimenti relativi alle operazioni straordinarie (quali a titolo esemplificativo distribuzione di utili e riserve, operazioni sul capitale, operazioni su azioni proprie o degli enti controllati e/o partecipati, fusioni, scissioni e trasformazioni) sono tenuti ad agire con onestà, correttezza e trasparenza e nel pieno rispetto della disciplina civilistica posta a tutela - fra l’altro - degli interessi dei soci di minoranza e dei creditori della Società.
In caso di predisposizione di documenti/relazioni relativi alle sopra richiamate operazioni, i Destinatari sono tenuti a garantire costantemente verità, completezza, chiarezza di informazioni, nonché la massima accuratezza nell’elaborazione di dati e informazioni.
Rapporti con istituzioni e pubblici funzionari
I rapporti della Società nei confronti delle istituzioni pubbliche nazionali, comunitarie e internazionali, nonché nei confronti di pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, ovvero organi, rappresentanti, mandatari, esponenti, membri, dipendenti, consulenti, incaricati di pubbliche funzioni o servizi, di pubbliche istituzioni, di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici, anche economici, di enti o Società pubbliche, di carattere locale, nazionale o internazionale (“Pubblici Funzionari”) devono essere intrattenuti da ciascun Destinatario con la massima trasparenza e integrità, evitando comportamenti che possano generare l’impressione di voler influenzare impropriamente le decisioni della controparte o di richiedere trattamenti di favore.
Le relazioni con i soggetti sopra riportati sono limitate alle funzioni preposte e regolarmente autorizzate, nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
A tal fine i Destinatari s’impegnano a non offrire né promettere, direttamente o attraverso intermediari, somme di denaro o altri mezzi di pagamento a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio al fine di influenzare la loro attività nell’espletamento dei propri doveri.
Tali prescrizioni non possono essere eluse ricorrendo a forme diverse di contribuzioni che, sotto veste di affidamento di incarichi professionali, consulenze, pubblicità od altro, abbiano le stesse finalità sopra vietate.
La Società, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni e associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del Codice.
Risorse Umane
Ciascun Destinatario deve porre la massima attenzione nello svolgimento della propria attività, osservando strettamente tutte le misure di sicurezza e di prevenzione stabilite, per evitare ogni possibile rischio per sé e per i propri collaboratori e colleghi.
La responsabilità di ciascun Destinatario nei confronti dei propri collaboratori e colleghi impone la massima cura per la prevenzione di rischi di infortunio e di insorgenza di malattie professionali. Ogni Destinatario deve attenersi alle istruzioni e alle direttive fornite dai soggetti ai quali la Società ha delegato l'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza.
Si proibisce ogni e qualsiasi forma di molestia - psicologica, fisica, sessuale - nei confronti di dirigenti, degli altri dipendenti, dei collaboratori, dei fornitori o dei visitatori. Per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione o minaccia (anche non verbale, ovvero derivante da più atteggiamenti atti a intimidire perché ripetuti nel tempo o perché provenienti da diversi soggetti) che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni ovvero l’abuso da parte del superiore gerarchico della posizione di autorità. In particolare, si proibisce ogni e qualsiasi forma di mobbing secondo il concetto di tempo in tempo elaborato dal prevalente orientamento giurisprudenziale italiano e/o nel paese in cui la Società si trovi ad operare.
É vietata anche la mera prospettazione di incrementi nella remunerazione, di altri vantaggi o di progressione in carriera, quale contropartita di attività difformi dalle leggi, dal Codice e dalle norme e regole interne, anche limitatamente alla competenza.
E’ proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti di coloro che rifiutano, lamentano o segnalano i fatti incresciosi sopra descritti.
La selezione e l’assunzione del personale deve avvenire nel rigoroso rispetto delle procedure ed essere ispirata a criteri di trasparenza, nella valutazione dei requisiti di competenza e professionalità, di capacità e potenzialità individuale.
Comunicazioni sociali e registrazioni contabili
Gruppo Cartorama s.r.l. ritiene che la trasparenza contabile nonché la tenuta delle scritture contabili secondo principi di verità, completezza, chiarezza, precisione, accuratezza e conformità alla normativa vigente siano il presupposto fondamentale per un efficace controllo.
Per ogni operazione deve essere conservata agli atti adeguata documentazione di supporto, tale da consentire un’agevole registrazione contabile, la ricostruzione dell’operazione e l’individuazione di eventuali responsabilità.
Analogamente, Gruppo Cartorama s.r.l. ribadisce che il bilancio deve rappresentare la situazione economica, patrimoniale o finanziaria delle singole società da essa controllate e/o collegate e del Gruppo stesso in modo veritiero, chiaro e completo.
Antiriciclaggio
La Società esercita la propria attività nel pieno rispetto delle vigenti normative antiriciclaggio e delle disposizioni emanate dalle competenti Autorità italiane ed estere e a tal fine si impegna a rifiutare di porre in essere operazioni sospette sotto il profilo della correttezza e della trasparenza in tutti gli Stati in cui opera..
I Destinatari sono pertanto tenuti a verificare preventivamente le informazioni disponibili sulle controparti commerciali, sui fornitori, partner, collaboratori e consulenti, al fine di appurare la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d'affari.
Utilizzo di attrezzature, dispositivi e strutture aziendali
E’ fatto espresso divieto ai Destinatari di utilizzare i beni aziendali, anche per quanto attiene le risorse informatiche e di rete, per esigenze estranee a ragioni di lavoro, per finalità contrarie a norme di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati o comunque all’odio razziale, all’esaltazione della violenza o alla violazione di diritti umani e costituzionali.
Per quanto in particolare attiene gli strumenti informatici aziendali, è fatto espresso divieto porre in essere condotte che in qualsiasi modo possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, programmi e dati informatici. Ogni Dipendente è personalmente responsabile del mantenimento della sicurezza dei suindicati beni aziendali, evitando l’uso fraudolento o improprio degli stessi nonché la cessione, anche a colleghi, delle proprie user ID e password di accesso.
L’utilizzo dei beni deve essere esclusivamente funzionale allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dai responsabili delle funzioni aziendali interessate. E' fatto espresso divieto utilizzare le risorse informatiche aziendali per la consultazione, l'accesso e, in genere, per qualsiasi attività che concerna siti a contenuto pedopornografico.
ATTUAZIONE DEL CODICE
Il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del presente Codice è affidato all’Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, nominato dal Consiglio di Amministrazione della Società ai sensi della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001.
L’Organismo di Vigilanza di Gruppo Cartorma s.r.l. avrà, relativamente alla vigilanza sull’osservanza ed attuazione del Codice Etico, i poteri, compiti e doveri previsti nel Modello Organizzativo implementato ai sensi della suindicata normativa. Fermo restando il rispetto di ogni tutela prevista dalle normative o dai contratti collettivi vigenti e fatti salvi gli obblighi di legge, l’Organismo di Vigilanza è legittimato a ricevere segnalazioni, richieste di chiarimenti, reclami o notizie di potenziali o attuali violazioni del presente Codice al seguente indirizzo di posta elettronicaorganismodivigilanza@cartoramagroup.com, o di fax numero 02-48013233.
E’ obbligo di ciascun Destinatario segnalare, senza ritardo, ogni comportamento non conforme ai principi ed alle regole comportamentali di cui al presente Codice. Le suindicate informazioni saranno gestite nel più assoluto riserbo, in conformità alle norme di legge applicabili. Sarà pertanto cura degli organi competenti assicurare la riservatezza circa l’identità del segnalante, salve le esigenze connesse all’espletamento dei doveri dell’Organismo di Vigilanza, nonché garantire il segnalante da ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo in ambito lavorativo, per aver segnalato la violazione dei contenuti del Codice.
SISTEMA SANZIONATORIO
Violazioni del codice etico
L’osservanza delle norme contenute nel presente Codice deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali previste per i dipendenti della Società ai sensi dell’articolo 2104 del Codice civile; per i Consulenti, i Collaboratori ed altre parti terze della medesima Società l’osservanza del Codice Etico è richiesta nei relativi contratti.
Sanzioni
La Società, attraverso gli organi e le funzioni a ciò appositamente preposte, provvede ad irrogare sanzioni proporzionate alle rispettive violazioni del Codice e conformi alle vigenti disposizioni in materia di regolamentazione dei rapporti di lavoro, in forza dei principi di coerenza, proporzionalità, imparzialità ed uniformità.
Le sanzioni per i dipendenti della Società sono coerenti con le misure indicate nel CCNL di riferimento, come dettagliate nel Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato dalla Società ai sensi del D.lgs. 231/2001
Diversamente, ogni violazione delle prescrizioni di cui al Codice Etico da parte dei Consulenti, Collaboratori e altre parti terze, cui la Società abbia richiesto di accettare il presente Codice, è comunicata tempestivamente ed in forma scritta all’Organismo di Vigilanza da chiunque ne venga a conoscenza.
Tali infrazioni sono sanzionate dagli organi competenti in base alle regole societarie interne e secondo quanto espressamente previsto nelle relative clausole contrattuali, ed in ogni caso con l’applicazione di penali convenzionali, che possono comprendere anche l’automatica risoluzione del contratto (ai sensi dell’art. 1456 c.c.), fatto salvo il risarcimento del danno.
RAPPORTI INFRAGRUPPO
Per rapporti infragruppo si intendono tutte le attività manageriali, organizzative, finanziarie e lavorative intercorrenti tra le diverse società controllate e/o collegate a Gruppo Cartorama s.r.l..
Tutti i rapporti infragruppo devono essere gestiti nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, nonché in ossequio ai principi esposti nel presente Codice, con particolare riguardo ai principi di trasparenza e correttezza, coesione ed opportunità.
Tutte le società del Gruppo sono tenute a far proprio ed attuare il presente Codice ed a recepirne ogni successiva modifica, uniformandosi a tenere gli standard comportamentali decisi dalla Capogruppo.
E’ dovere specifico delle stesse segnalare a Gruppo Cartorama s.r.l. ogni anomalia nel funzionamento del sistema gestionale ed operativo allestito, nonché ogni discrasia tra le condotte tenute all’interno delle singole controllate e/o collegate ed i principi adottati ed imposti dalla Capogruppo e contenuti nel Codice, al fine di perfezionare il modello e renderlo aderente tanto ai principi adottati quanto alle esigenze gestionali locali.